H Διαχείριση Έργων σε Περίοδο Κρίσης

Κατά την περίοδο της οικονομικής ανάπτυξης των δώδεκα τελευταίων ετών και μετά την κρίση του 2008, με την αυξανόμενη παγκοσμιοποίηση, η διαχείριση πολλαπλών έργων έχει αποκτήσει σημασία. Πολλές επιχειρήσεις έχουν συνειδητοποιήσει τα οφέλη της διαχείρισης έργων και, ως εκ τούτου, έχουν εφαρμόσει τις σχετικές μεθόδους, διαδικασίες και εργαλεία.

Τα τελευταία χρόνια, η ανάπτυξη της διαχείρισης έργων οφείλεται στον υψηλό όγκο παραγγελιών και έργων που πρέπει να υποβληθούν σε ταυτόχρονη επεξεργασία. Πολλές επιχειρήσεις έχουν δημιουργήσει Project Management Office για να διασφαλίσουν το συντονισμό. Καθόρισαν πρότυπα, εκπαίδευσαν και υποστήριξαν διαχειριστές έργων και βελτιστοποίησαν τον τρόπο χειρισμού πολλαπλών έργων και χρησιμοποίησαν πόρους.

Οι επιχειρήσεις έχουν καταβάλει μεγάλες προσπάθειες για να βρουν συνεργάτες σε ένα ευρύ φάσμα επαγγελμάτων. Αυτή η έλλειψη και το σχετικό κόστος εργασίας έχουν γίνει πραγματικό πρόβλημα σχεδόν σε κάθε κλάδο. Αυτό είχε αντίκτυπο στον τρόπο λειτουργίας της διαχείρισης έργων.

Έτσι, η σημασία μετατοπίστηκε από τη διαχείριση μεμονωμένων στη διαχείριση πολλαπλών έργων, η οποία είναι όλο και πιο συχνή σήμερα. Όλο και περισσότερες επιχειρήσεις διαθέτουν πλέον Γραφείο Διαχείρισης Έργων, το οποίο χρησιμεύει για να υποστηρίξει τη διαχείριση έργων και να αντισταθμίσει την έλλειψη προτύπων και ομοιόμορφων διαδικασιών.

Οι αρμοδιότητες του ΡΜΟ επεκτείνονται όλο και υψηλότερα στην ιεραρχία (τοπ μάνατζμεντ) της επιχείρησης, για παράδειγμα στην επιλογή έργων και τη διαχείριση του χαρτοφυλακίου. Το περιβάλλον της διαχείρισης έργου έχει υποστεί σημαντικές αλλαγές: όλα έχουν επικεντρωθεί στην ανάπτυξη και τη διεθνοποίηση.

Περίοδος κρίσης

Οι περισσότερες κρίσεις αποτελούν συχνά ένα πρόβλημα πόρων. Το πρόβλημα όπως τίθεται είναι ότι υπάρχουν πολλά στελέχη για μια θέση εργασίας που γίνεται όλο και πιο σπάνια. Στην περίπτωση αυτή, για την επίλυση του προβλήματος είτε προωθούνται περισσότερα έργα είτε μειώνεται ο αριθμός των στελεχών.

Σήμερα, η καλή διαχείριση έργων είναι ιδιαίτερα σημαντική σε περιόδους κρίσης. Η επιχείρηση έχει πιθανώς κρίσιμα έργα που πρέπει να συνεχιστούν παρά την οικονομική ύφεση.

Οι ερωτήσεις που πρέπει να τίθενται είναι οι εξής:

– Ποια έργα πρέπει να μην προωθηθούν ή να τροποποιηθούν ως προς το πεδίο εφαρμογής.

– Ποιες είναι οι ανάγκες σε πόρους;

– Ποιοι συνεργάτες και ποιες δεξιότητες είναι απαραίτητες και ποιες μπορούν να παρακαμφθούν;

– Στην περίοδο της πανδημίας ποιες δραστηριότητες μπορούν να πραγματοποιηθούν και ποιες δεν μπορούν με τηλεργασία;

Χωρίς αποτελεσματική διαχείριση έργων, δεν μπορεί να υπάρξει καλή λήψη αποφάσεων. Αυτό οδηγεί στην επιδείνωση των ακόλουθων προβλημάτων:

– Δεν υπάρχουν καθιερωμένες διαδικασίες για τη διαχείριση πολλαπλών έργων.

– Έλλειψη ιεραρχίας στον κατάλογο των έργων.

– Ελλιπής λίστα έργων.

– Μη φανερές αλληλεξαρτήσεις μεταξύ έργων.

– Ασαφείς στόχοι για μεμονωμένα έργα.

– Έλλειψη υπολογισμού του πραγματικού κόστους του έργου.

– Ατελής επισκόπηση της χρησιμοποίησης των πόρων.

– Έλλειψη μιας εταιρικής κουλτούρας που να ανέχεται την αποτυχία.

Η αποτελεσματική διαχείριση των έργων είναι εξαιρετικά σημαντική σε περιόδους κρίσης, καθώς συμβάλλει ενεργά στην επιτυχία ενός οργανισμού. Σε περιόδους υψηλής μεγέθυνσης, η κακή διαχείριση έργου μπορεί να μη δημιουργεί προβλήματα, αλλά σε περιόδους κρίσης μπορεί να οδηγήσει στην εξαφάνιση της επιχείρησης.

Συμπερασματικά, ένα καλά καθιερωμένο περιβάλλον έργων μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην αποτελεσματική διαχείρισή τους, στη συνέχειά τους μέσα στην κρίση και ότι εξασφαλίζουν την έξοδό τους από αυτή με επιτυχία.

Η έντιμη και συχνή επικοινωνία αποτελεί βασικό παράγοντα για τη διασφάλιση καλής συνεργασίας και επιτυχίας των έργων. Πρέπει να καταβληθεί κάθε προσπάθεια για να διατηρηθεί το ομαδικό πνεύμα, ειδικά τώρα που πολλοί συνάδελφοι εργάζονται με τηλεργασία. Μια κρίση μπορεί να είναι ευκαιρία για θετική αλλαγή.

* Κωνσταντίνος Ζοπουνίδης, Καθηγητής, Ακαδημαϊκός, Βασιλική Ακαδημία Οικονομικών & Χρηματοοικονομικών, Βασιλική Ευρωπαϊκή Ακαδημία των Διδακτόρων, Επίτιμος Δρ. ΑΠΘ, Πολυτεχνείο Κρήτης & Audencia Business School, France