Η κατάρα των email εκτός ωραρίων εργασίας

Φανταστείτε ότι βρίσκεστε στο τέλος μίας εργάσιμης ημέρας και έχετε μία ερώτηση σχετικά με θέματα εργασίας, που δεν επείγει, όμως, να κάνετε σε έναν συνάδελφό σας. Γνωρίζετε ότι αυτός ο συνάδελφος έχει ήδη πάει σπίτι του, αλλά του στέλνετε το email όπως και να έχει.

Τώρα αναρωτηθείτε: Περιμένετε αμέσως κάποια απάντηση από τον συνάδελφό σας;

Μάλλον όχι. Το γνωρίζει, όμως, αυτό ο συνάδελφός σας;

Η έρευνα που μόλις δημοσιεύσαμε στο περιοδικό “Organizational Behavior and Human Decision Processes” δείχνει ότι η απάντηση είναι «όχι». Ακόμη χειρότερα, το γεγονός ότι δεν μπορούμε να το καταλάβουμε αυτό, όταν στέλνουμε κάποιο email, μάς κάνει συνένοχους σε μία κουλτούρα εργασίας «πάντα ενεργός», η οποία συμβάλλει στην εμφάνιση του συνδρόμου burnout.

Εξετάσαμε αυτό το ερώτημα σε μία σειρά μελετών, στις οποίες συμμετείχαν περισσότεροι από 4.000 εργαζόμενοι ενήλικες. Κατά τη διάρκεια των εν λόγω ερευνών ρωτήσαμε τόσο τους αποστολείς όσο και τους παραλήπτες των email για το πώς εκλαμβάνουν τη λήψη ενός μη επείγοντος email εκτός των ωρών εργασίας τους. Ζητήσαμε από τους «αποστολείς» να δηλώσουν πόσο γρήγορα περίμεναν κάποια απάντηση και από τους «παραλήπτες» να δηλώσουν πόσο γρήγορα πίστευαν ότι οι αποστολείς περίμεναν κάποια απάντησή τους. Διαπιστώσαμε με συνέπεια ότι οι παραλήπτες υπερεκτίμησαν την ανάγκη για γρήγορη απάντηση – κάτι που ονομάζουμε «μεροληψία επείγοντος χαρακτήρα των email».

Το φαινόμενο αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς μπορεί να βλάψει τη συλλογική μας ευημερία. Δύο από τις μελέτες μας εξέτασαν άμεσα τις επιπτώσεις αυτού του φαινομένου: Η μία έρευνα έγινε σε 450 εργαζόμενους πλήρους απασχόλησης που ζουν στις ΗΠΑ και η άλλη έρευνα σε 739 υπαλλήλους που εργάζονται σε δημόσιο οργανισμό στην Ισπανία. Σε κάθε μία από τις έρευνες αυτές, ζητήσαμε από τους μισούς συμμετέχοντες να σκεφτούν τέτοιoυ είδους email που είxε τύχει να στείλουν και από τους άλλους μισούς να θυμηθούν τέτοια μηνύματα που είχαν λάβει.

Και στις δύο μελέτες, διαπιστώσαμε ότι, κατά μέσο όρο, οι παραλήπτες υπέθεσαν ότι έπρεπε να ανταποκριθούν 36% γρηγορότερα στα μηνύματα που λάμβαναν εκτός ωραρίου εργασίας από ό,τι περίμεναν οι αποστολείς. Επιπλέον, οι παραλήπτες ανέφεραν ότι αισθάνονταν περισσότερο άγχος από όσο περίμεναν οι αποστολείς, επειδή λάμβαναν email εκτός του ωραρίου εργασίας τους, και το άγχος τους αυτό είχε ως αποτέλεσμα χαμηλότερη υποκειμενική ευημερία.

Αρκετές επόμενες μελέτες εξέτασαν τι συμβαίνει όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν διαφορετικό περιεχόμενο ή αποστέλλονται σε διαφορετικούς χρόνους. Σε όλες αυτές τις έρευνες, έγινε εμφανής η διαφορά αντίληψης του πότε ένα email θεωρείτο επείγον από τους αποστολείς και πότε από τους παραλήπτες.

Αυτό το πρόβλημα επικοινωνίας προέρχεται από κάτι που οι ερευνητές αποκαλούν «εγωκεντρική μεροληψία». Οι άνθρωποι τείνουν να επιμένουν στη δική τους οπτική και, συχνά, αποτυγχάνουν να εκτιμήσουν τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους κάποιος, που βρίσκεται σε διαφορετική θέση, μπορεί να ερμηνεύει την ίδια κατάσταση. Πρέπει να σημειωθεί ακόμη ότι η εγωκεντρική μεροληψία μπορεί να μας οδηγήσει στο να θεωρήσουμε λανθασμένα ότι οι άλλοι γνωρίζουν πώς αισθανόμαστε και ποιες είναι οι προθέσεις μας, ενώ, ταυτόχρονα, έχουμε υπερβολική εμπιστοσύνη στη δική μας ικανότητα να ερμηνεύουμε τα συναισθήματα και τις προθέσεις των άλλων.

Για παράδειγμα, μελέτη του 2005 από μια ομάδα ερευνητών, με επικεφαλής τον Τζάστιν Κρούγκερ, στη Σχολή Διοίκησης Επιχειρήσεων Στερν (Stern School of Business), στο Πανεπιστήμιο της Νέας Υόρκης, έδειξε ότι όσοι έστελναν email υπέθεταν ότι οι παραλήπτες θα μπορούσαν να καταλάβουν τον σαρκασμό στις γραπτές δηλώσεις τους και οι παραλήπτες των email, αντίστοιχα, υπέθεταν ότι είχαν καταλάβει με ακρίβεια τον σαρκασμό στις δηλώσεις των αποστολέων. Ωστόσο, όπως διαπιστώθηκε από τη μελέτη, οι συμμετέχοντες και στους δύο ρόλους αποδείχθηκαν υπερβολικά πεπεισμένοι στις εκτιμήσεις τους για το πόσο καλά είχαν επικοινωνήσει μεταξύ τους.

Η έρευνά μας σχετικά με τη μεροληψία του επείγοντος χαρακτήρα των email καταδεικνύει ένα παρόμοιο πρόβλημα επικοινωνίας. Οι παραλήπτες υποθέτουν ότι οι αποστολείς περιμένουν μία γρήγορη απάντηση στα email τους, ακόμη και όταν αποστέλλονται εκτός ωραρίου εργασίας, και δεν μπορούν να καταλάβουν ότι, στην πραγματικότητα, δεν επείγει κάποια απάντηση.

Ένα πράγμα που μπορεί να βοηθήσει στο να μην υπάρχει πια αυτή η κακή επικοινωνία είναι να κάνουμε τις εικασίες κάποιου σαφείς. Στην τελευταία μας μελέτη, δοκιμάσαμε το ενδεχόμενο οι αποστολείς να καθιστούν σαφείς τις προσδοκίες τους προσθέτοντας τη φράση: «Δεν πρόκειται για κάποιο ζήτημα που επείγει. Κάντε το όποτε μπορέσετε».

Αποδείχθηκε ότι η προσθήκη αυτής της φράσης εξάλειψε τη μεροληψία του επείγοντος χαρακτήρα ενός email. Παρόλο που η υποσημείωση στο email δεν έλεγε κάτι που δεν ήξεραν ήδη οι παραλήπτες, καθώς γνώριζαν από το υλικό της μελέτης ότι το email δεν ήταν επείγον, βοήθησε, όμως, να γίνουν σαφείς οι προσδοκίες των αποστολέων.

Όταν τα email μας επείγουν ή είναι υψηλής προτεραιότητας, πολλοί από εμάς περιλαμβάνουν ένα κόκκινο θαυμαστικό ή με κεφαλαία τη λέξη ΕΠΕΙΓΟΝ στο θέμα του εκάστοτε email. Πράγματι, μερικοί από εμάς χρησιμοποιούμε σε υπερβολικό βαθμό αυτές τις τεχνικές, σε σημείο που τις συνηθίζουμε και μπορεί να μας φαίνεται ότι όλα επείγουν. Ωστόσο, τείνουμε, επίσης, να παραβλέπουμε την αξία της ρητής επικοινωνίας, όταν μια απάντηση δεν επείγει- δηλαδή, όταν δεν χρειάζεται κάποιος να εγκαταλείψει αυτό που κάνει το Σαββατοκύριακο ή το βράδυ για να απαντήσει.

Δεν λέμε ότι πρέπει να σταματήσετε να στέλνετε email όποτε σας βολεύει. Εξάλλου, η τεχνολογία και οι καινοτομίες στο χώρο εργασίας, όπως το email ή τα εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων στο διαδίκτυο, έχουν ως σκοπό να κάνουν τη ζωή μας ευκολότερη, δίνοντας τη δυνατότητα να είναι πιο ευέλικτη η εργασία και, ενδεχομένως, χωρίς αποκλεισμούς. Αντιθέτως, θα πρέπει να διασφαλίσουμε ότι ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούμε την τεχνολογία δεν θα οδηγήσει στην εμφάνιση «ανθυγιεινών» τύπων κουλτούρας στον χώρο εργασίας, όπου οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι πιέζονται να είναι συνεχώς συνδεδεμένοι με τη δουλειά τους, ακόμη και όταν δεν προβλέπεται να το κάνουν. Όπως δείχνει η έρευνά μας, οι άλλοι δεν γνωρίζουν απαραίτητα πότε τα αιτήματά μας δεν επείγουν.

Τι άλλο μπορείτε να κάνετε όταν στέλνετε ένα email στις 8 το πρωί, την Κυριακή; Ακολουθούν προτάσεις για μερικά μηνύματα που μπορούν να βοηθήσουν τους συναδέλφους σας να κατανοήσουν καλύτερα τις προσδοκίες σας:

• «Παρόλο που στέλνω αυτό το email εκτός των κανονικών ωρών εργασίας, καθώς έτσι ταιριάζει καλύτερα στο δικό μου πρόγραμμα, δεν περιμένω κάποια απάντηση από εσάς εκτός των δικών σας ωρών εργασίας».

•  «Μπορεί να λαμβάνετε αυτό το μήνυμα εκτός των ωρών γραφείου μου, αλλά δεν έχω καμία προσδοκία να λάβω κάποιο μήνυμα από εσάς εκτός των δικών σας ωρών γραφείου».

• «Σέβομαι τον προσωπικό σας χρόνο. Εάν λάβετε κάποιο email από μένα, κατά τη διάρκεια του προσωπικού σας χρόνου, παρακαλώ προστατέψτε το χρόνο σας και προσπαθήστε να απαντήσετε όταν εργάζεστε. Είναι σημαντικό όλοι να δίνουμε προτεραιότητα στη χαρά και όχι στα email, όποτε είναι εφικτό».

Πολλοί θα συνεχίσουν να στέλνουν email το Σαββατοκύριακο και τις βραδινές ώρες, διότι μπορεί να τους βολεύει καλύτερα. Δεν πειράζει. Το θέμα δεν είναι να στέλνονται λιγότερα email εκτός των ωρών εργασίας μας, αλλά να στέλνονται καλύτερα mail κατά τις ώρες που βρισκόμαστε εκτός γραφείου.