Διοικώντας ανθρώπους για πρώτη φορά

Editorial

Τα στοιχεία δείχνουν πως όσοι διοικούν για πρώτη φορά είναι μάλλον πιθανότερο να αποτύχουν παρά να επιτύχουν στον νέο τους ρόλο. Η μετάβαση από τον ρόλο του εργαζόμενου σε αυτόν του μάνατζερ μπορεί να φαίνεται ως μια φυσική συνέχεια αλλά στην πράξη είναι μια αγχωτική διαδικασία. Ερωτήματα όπως “Πως θα διοικήσω ανθρώπους που ήμασταν συνάδελφοι μέχρι χθες; Πρέπει να είμαι αυστηρός ή φιλικός; Πως θα αντιμετωπίσω τα μέλη της ομάδας μου που έχουν προβληματική συμπεριφορά; Θα πιάσω τους στόχους μου;”  είναι συνηθισμένα αφήνοντας τους νέους μάνατζερ να διανύουν, τις περισσότερες φορές μόνοι, μια προκλητική και ταυτόχρονα δύσκολη διαδρομή. Η ιστορία αυτού του τεύχους περιγράφει την Ηρώ που ενώ ήταν μια εξαιρετική εργαζόμενη φαίνεται πως δυσκολεύεται να διοικήσει την καινούργια της ομάδα.

Οι γνωμοδότες κάνουν πολλές προτάσεις για να βοηθήσουν στη μετάβαση όπως είναι τα πλάνα διαδοχής για να γνωρίζει ένας εργαζόμενος και να έχει το χρόνο να προετοιμαστεί, η εκπαίδευση σε καινούργιες δεξιότητες, η συνεχής υποστήριξη και καθοδήγηση κ.α Με αυτές τις προτάσεις αναδεικνύεται πόσο κρίσιμος είναι ο ρόλος της διοίκησης ανθρώπινου δυναμικού αλλά και της επιχείρησης γενικότερα που πρέπει να ενσωματώσει στην οργανωσιακή της κουλτούρα μηχανισμούς υποστήριξης των ανθρώπων σε νέους ρόλους.

*Μαρία Βακόλα, Καθηγήτρια, Editor HR Case Study Series, Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών

H Ιστορία

Όσο και να χάρηκα, όταν ήρθε η Στέλλα, η διευθύντρια μου, και μου είπε “Ηρώ από σήμερα αναλαμβάνεις μια ομάδα και είσαι πια προισταμένη”, εγώ πάγωσα λίγο. Είμαι σε μια εταιρεία και σε μια θέση που αγαπώ με αντικείμενο την έρευνα αγοράς για καταναλωτικά προϊόντα.  Ήταν το αντικείμενο των σπουδών μου και από την πρώτη μέρα που άκουσα στο πανεπιστήμιο για αυτό, ήξερα πως έπρεπε να εξειδικευτώ και να το ακολουθήσω. Σε αυτό το αντικείμενο ήταν το μεταπτυχιακό μου, η πρακτική μου άσκηση και μετά από δύο χρόνια που έμεινα στο Βέλγιο για προσωπικούς λόγους, βρήκα την θέση των ονείρων μου στην εταιρεία που ήθελα να εργαστώ από φοιτήτρια.

Τα πράγματα ήταν λίγο δύσκολα στην αρχή γιατί δεν είχα συνηθίσει τόσο εντατικούς ρυθμούς εργασίας. Δεν ήταν τόσο το πρωινό ξύπνημα  όσο οι αλλεπάλληλες συναντήσεις με τους πελάτες μας και μεταξύ των μελών της ομάδας μου καθώς και πολλές ώρες σε αναλύσεις βάσεων δεδομένων και σε παρουσιάσεις και αναφορές.  Έφευγα σχεδόν βράδυ κάθε μέρα. Μου άρεσε όμως το κλίμα και οι διαδικασίες της εταιρείας, η αμεσότητά της και η ανοιχτή επικοινωνία. Ήξερα πως ήταν όλοι πολύ ευχαριστημένοι μαζί μου από τον πρώτο χρόνο. Μου είχαν εμπιστευθεί πολλούς λογαριασμούς πελατών, μου έδιναν συνεχώς καινούργιες ευκαιρίες και μου άνοιγαν πόρτες.

Δεν περίμενα όμως πως τόσο γρήγορα, μόλις έκλεισα τέσσερα χρόνια εδώ, θα μου έδιναν την ευκαιρία να ηγηθώ μιας ομάδας πέντε εργαζομένων. Η επικεφαλής μας μετακινήθηκε σε άλλη χώρα στο ίδιο τμήμα, η θέση χήρεψε και αποφάσισαν να δώσουν προαγωγή σε κάποιον από την ομάδα εσωτερικά. Χάρηκα πολύ με την προαγωγή και αυτό που εισέπραξα από όλους είναι πως την άξιζα. Στην σκέψη πως πρέπει να διοικήσω μια ομάδα όμως με πιάνει άγχος. Ειδικά γιατί σε αυτή την ομάδα υπάρχει μια εργαζόμενη που ξεκινήσαμε μαζί, την ίδια περίοδο, και ήμασταν συνάδελφοι όλα τα χρόνια καθώς και ένας εργαζόμενος με περισσότερα χρόνια προϋπηρεσίας από εμένα που δεν πήρε τα νέα πολύ καλά από την αρχή.

Μετά από δύο μήνες που διοικώ αυτή την ομάδα, ξέσπασε ένας μεγάλος καβγάς γιατί, δύο μέλη της ομάδας μου με κατηγόρησαν πως δεν επικοινωνώ αρκετά και πως την τελευταία εβδομάδα έκαναν την ίδια δουλειά αφού δεν ήξεραν σε τι εργαζόταν ο ένας και ο άλλος. Εγώ είμαι αγχωμένη περισσότερο από ποτέ και για να λύσω τα θέματα, αναλαμβάνω να τα κάνω εγώ. Στις συναντήσεις με την ομάδα, αγχώνομαι και αυτό κορυφώνεται όταν το μέλος με τα περισσότερα χρόνια προϋπηρεσίας με προκαλεί συνεχώς ξεχνώντας πως ξέρω καλά τη δουλειά και δεν χρειάζεται να το κάνει.

Μετά από έξι μήνες, τα πράγματα είναι σχετικά καλύτερα αλλά νιώθω όχι μόνο αγχωμένη πια αλλά και εξουθενωμένη. Ο φόρτος εργασίας μου έχει διπλασιαστεί, κανένας δεν είναι πολύ χαρούμενος και πολλές φορές υπάρχουν τριβές μεταξύ των μελών. Έχω δοκιμάσει να είμαι πολύ φιλική, έχω δοκιμάσει να είμαι αυστηρή και απόμακρη αλλά τίποτα δεν φαίνεται να λειτουργεί αποτελεσματικά και ο φόρτος εργασίας μου αυξάνεται. Επίσης κάποιες κακές συνήθειες όσο και να τις έχω σχολιάσει δεν φαίνεται να βελτιώνονται. Για παράδειγμα, η Λίζα, που ήταν η τελευταία πρόσληψη για την ομάδα μου, έρχεται πάντα αργοπορημένη και έχει αρκετά λάθη στις αναφορές που μου στέλνει. Δοκίμασα να της το πω, έδειξε πως στενοχωρήθηκε πάρα πολύ αλλά συνεχίζει να αργοπορεί και να κάνει λάθη. Αρχίζω να αναπολώ τις μέρες που ήμουν απλώς εργαζόμενη.

Γνωμοδότηση 1η  – Χρήστος Κάτσιος

…και επιτέλους φτάνει αυτή η πολυπόθητη μέρα, που οι κόποι σου, η σκληρή σου δουλειά, τα θετικά αποτελέσματα και τα επιτεύγματά σου αναγνωρίζονται και έρχεται η προαγωγή.

Αναλαμβάνεις τη διοίκηση μιας ομάδας για να συνεχίσεις να φέρνεις τα εξαιρετικά αποτελέσματα, πολλαπλάσια πλέον, αφού θα πρέπει να αξιοποιήσεις τις δυνατότητες και τη δυναμική που έχουν τα μέλη της ομάδας που έχεις στη διάθεσή σου !

Νομίζω ότι είναι μια από τις πιο αμφιθυμικές καταστάσεις που βιώνει κάθε άξιο και φιλόδοξο στέλεχος στην καριέρα του: ενώ χαίρεται και απολαμβάνει την προαγωγή που του δίνει και τη δυνατότητα να ηγηθεί μιας ομάδας, παράλληλα γεννιόνται πλήθος ερωτηματικών πώς θα το καταφέρει, πώς θα φτιάξει μια δεμένη ομάδα με κοινούς στόχους και δέσμευση σ’ αυτούς, πώς θα εξασφαλίσει ότι όλοι θα συνεισφέρουν, πώς θα δημιουργήσει «καλό κλίμα»… κι ένα σωρό αμφιβολίες και ερωτηματικά καθώς πρόκειται για ένα ρόλο που θα πρέπει να παίξει prima vista.

Μετά από αρκετά χρόνια εμπειρίας σε ρόλους manager, αλλά κυρίως στο ρόλο αυτού που αναγνώριζε τη δυνατότητα, το ταλέντο, στους συνεργάτες μου για να αναλάβουν τη διοίκηση μιας ομάδας, υπάρχουν κάποιες οδηγίες προς νέους managers που θα μοιραστώ μαζί σας.

Καταρχήν Συγχαρητήρια, κάτι κάνατε καλά για να σας δοθεί αυτή η προαγωγή κι αυτή η ευθύνη. Κάποιοι πίστεψαν σε σας και αυτό είναι κάτι που θα πρέπει να το πιστώσετε στον εαυτό σας και να το γιορτάσετε.

Βασικό είναι να διατηρήσετε την προσωπικότητά σας, έτσι ώστε ότι κάνετε να χαρακτηρίζεται από αυθεντικότητα, συνέπεια και  αυθορμητισμό. Επενδύστε και αξιοποιείστε τα στοιχεία – χαρακτηριστικά σας, που σας οδήγησαν στη θέση που βρίσκεστε σήμερα, αλλά αντιλαμβανόμενοι τη διαφορετικότητα του ρόλου, παραδεχτείτε ότι έχετε πολλά να μάθετε, συμφιλιωθείτε με τη δυσκολία του εγχειρήματος και υιοθετείστε μια θετική προοπτική συνεχούς προσωπικής ανάπτυξης και εξέλιξης.

Γνωρίστε καλά τους συνεργάτες σας. Προσεγγίστε τα μέλη της ομάδας σας, ενθαρρύνετε σχέσεις ειλικρίνειας, εμπιστοσύνης και κατανόησης.  Η εξοικείωση με τα μέλη της ομάδας βοηθά στην εξατομικευμένη προσέγγιση, στην ανάθεση εργασιών σύμφωνα με την προσωπικότητα, τις δυνατότητες, τις προτιμήσεις, γεγονός που εξασφαλίζει καλύτερα αποτελέσματα και χαρούμενους συνεργάτες.

Γνωρίστε καλά το εύρος και το βάθος των αρμοδιοτήτων και λειτουργιών του τμήματος, καθώς και τις ιδιαιτερότητες των καθηκόντων της ομάδας σας. Εξασκηθείτε να κάνετε σωστές ερωτήσεις και να ακούτε ενεργητικά με θετική διάθεση τους συνεργάτες σας. «Great leaders are great listeners»

Δημιουργείστε θετικό εργασιακό κλίμα. Η ομάδα σας είναι η δύναμή σας. Προσκαλέστε όλα τα μέλη για να προσδιορίσετε από κοινού το σκοπό και τις αξίες της ομάδας σας. Δώστε έμπρακτα το μήνυμα ότι εντός της ομάδας υπάρχει, ασφάλεια, εμπιστοσύνη, αλληλεγγύη, ανοικτή επικοινωνία και εμπιστευτικότητα.

Επικοινωνήστε ξεκάθαρους στόχους και πλάνο δράσης. Είναι σημαντικό εκτός των ατομικών στόχων, να τεθούν και ομαδικοί στόχοι, έτσι ώστε να δημιουργηθούν δεσμοί και συνέργειες. Αποκτήστε το θάρρος να αναθέσετε αρμοδιότητες και να εμπιστευτείτε – ελεγχόμενα – την ατομική υπευθυνότητα των μελών της ομάδας σας. Μην πέσετε στην παγίδα του micro management. Εσείς θα πρέπει να ελέγχετε, να παρακολουθείτε και να συντονίζετε.

Quick wins! Επιλέξτε κάποιους στόχους που θα υλοποιηθούν σύντομα και θα δώσουν αίσθημα ικανοποίησης και κινητοποίησης στην ομάδα, αλλά κυρίως αναγνώρισης στις δυνατότητές σας και ανάδειξη του ηγετικού σας προφίλ.

Δώστε και επιζητείστε συνεχή ανατροφοδότηση. Ενημερώστε συνολικά και ατομικά τους συνεργάτες σας για την πορεία των εργασιών, αναδείξτε θετικά στοιχεία και επιτυχίες, και επισημάνετε τα σημεία που χρειάζονται βελτίωση. Ζητείστε και τη δική τους ανατροφοδότηση αναφορικά με τη συνεργασία σας. Αξιοποιείστε την πληροφόρηση.

Τέλος, καθώς “Business is a marathon, not a sprint”, θα πρέπει να επενδύσετε στον εαυτό σας. Χτίστε ανθεκτικότητα, αντοχές, ανακαλύψτε τα κίνητρά σας και κυρίως ευαισθητοποιηθείτε και εξασκείστε την συναισθηματική σας νοημοσύνη. Μάθετε να θέτετε όρια και επιδιώξτε να γίνεται ένας φιλικός, αποτελεσματικός manager με διάρκεια και προοπτική !

Οι εκκολαπτόμενοι μάνατζερ μέσα από προγράμματα εκπαίδευσης, ανάθεσης ρόλων, coaching, εμπλοκής σε φιλόδοξα projects θα μπορέσουν να συμφιλιωθούν με τις αλλαγές.
Αντιλαμβάνεσθε ότι η ευθύνη που έχουν οι εταιρείες στην ανάθεση του ρόλου του manager στα στελέχη τους είναι πολύ μεγάλη κι αυτό γιατί η επιρροή τους λειτουργεί πολλαπλασιαστικά.

Οι Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού θα πρέπει μέσα από καλά οργανωμένες διαδικασίες να στοχεύουν, να αξιολογούν και να επιλέγουν τους εργαζόμενους που διαθέτουν και επιδεικνύουν τα κατάλληλα χαρακτηριστικά, δεξιότητες και θέληση, ώστε να αποτελέσουν «δεξαμενή» για περαιτέρω εξέλιξη.

Οι εκκολαπτόμενοι managers, μέσα από προγράμματα εκπαίδευσης, ανάθεσης ρόλων, coaching, εμπλοκής σε φιλόδοξα projects, θα μπορέσουν να συμφιλιωθούν με την αλλαγή και τις προκλήσεις, να εξελίξουν τις ικανότητες και τις δυνατότητές τους, έτσι ώστε να είναι όσο το δυνατόν καλύτερα προετοιμασμένοι να ανταποκριθούν σε ρόλους διοίκησης που θα τους εμπιστευτούν οι οργανισμοί.

* Χρήστος Κάτσιος, Γενικός Διευθυντής, GROUPAMA ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ

Πηγή: HR Case Study Series – 21ο τεύχος

Η σειρά HR Case Study περιλαμβάνει στην δική της ηλεκτρονική έκδοση, editorial και «γνωμοδοτήσεις» στελεχών επιχειρήσεων και ακαδημαϊκών για θέματα ανθρώπινου δυναμικού. Στην συγκεκριμένη έκδοση περιέχονται 4 γνωμοδοτήσεις, εκ των οποίων η πρώτη (παρούσα) δημοσιεύεται στον ΟΤ, με το editorial και την ιστορία εργαζομένου που αποτελεί την αφορμή για την προσέγγιση του θέματος. Θα δημοσιεύεται μία ανά εβδομάδα.