Πώς να οικοδομήσετε ισχυρότερες σχέσεις με συναδέλφους σας την εποχή του zoom

Μετά από ενάμιση χρόνο πανδημίας, η εξ αποστάσεως εργασία εξακολουθεί να είναι δημοφιλής, με πρόσφατη έρευνα να δείχνει ότι το 76% όσων εργάζονται εξ αποστάσεως να επιθυμούν να συνεχίσουν να εργάζονται έτσι για κάποιο χρονικό διάστημα ακόμη.

Ωστόσο, η εξ αποστάσεως εργασία θέτει, επίσης, ορισμένες προκλήσεις, με μία από τις μεγαλύτερες να είναι η δυσκολία στην οικοδόμηση σχέσεων με τους συναδέλφους τους, όταν χρησιμοποιούνται πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης, όπως το Zoom.

Για όσους ανησυχούν για την ικανότητά τους να χρησιμοποιούν τις εν λόγω πλατφόρμες, τους έχουμε καλά νέα: Η έρευνα δείχνει ότι όσοι εργάζονται εξ αποστάσεως μπορούν να αναπτύξουν τα ίδια επίπεδα εμπιστοσύνης με όσους εργάζονται δια ζώσης – απλώς χρειάζεται περισσότερος χρόνος.

«Πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί με τις κινήσεις σας, να δίνετε μεγαλύτερη προσοχή στο περιεχόμενο και τη συχνότητα της επικοινωνίας σας, καθώς και στα εργαλεία που χρησιμοποιείτε», αναφέρει η Τσένταλ Νίλι, καθηγήτρια διοίκησης επιχειρήσεων στο Harvard Business School και συγγραφέας του νέου βιβλίου «Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere».

Δείτε πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε υπέρ σας τις πληροφορίες που έχουμε διαθέσιμες από την πρόσφατη έρευνα.

Προσπαθήστε να έχετε τη γενική εικόνα

Όσοι εργάζονται εξ αποστάσεως τείνουν να γνωρίζουν λιγότερα για το επαγγελματικό περιβάλλον και, γενικότερα, για τη ζωή των συναδέλφων τους, σε σχέση με όσους εργάζονται μαζί σε ένα γραφείο. Αυτή η κατάσταση μπορεί να δημιουργήσει διάφορες παρεξηγήσεις που επηρεάζουν τις επαγγελματικές τους σχέσεις.

Για να αλλάξει αυτό, θα πρέπει να καταβάλετε περισσότερη προσπάθεια να μάθετε για την επαγγελματική και προσωπική ζωή των συνεργατών σας και να μοιραστείτε πράγματα για τον εαυτό σας που μπορεί να φανούν χρήσιμα στους συναδέλφους σας—όπως, για παράδειγμα, το ότι δεν μπορείτε να απαντήσετε σε βιντεοκλήσεις κάποια συγκεκριμένη ώρα, εξαιτίας θορύβου ή ότι φεύγετε νωρίς την Πέμπτη για να φροντίσετε κάποιο μέλος της οικογένειάς σας.

Έρευνα που διεξήχθη από τη Δρ. Νίλι και τους συνεργάτες της δείχνει ότι όταν οι συνάδελφοί σας, με τους οποίους εργάζεστε εξ αποστάσεως, γνωρίζουν τι συμβαίνει στη ζωή σας δείχνουν περισσότερη κατανόηση, ενώ είναι πιθανό να οικοδομήσετε και καλύτερες σχέσεις.

«Επομένως, πρέπει να συμπεριφέρομαι έτσι ώστε να δείξω αυτή την κατανόηση που χρειάζεται», λέει η Δρ. Νίλι. Για παράδειγμα, εάν μια συνάδελφος που εργάζεται σε διαφορετική ζώνη ώρας χρειάζεται κάποια απάντηση μέχρι τις 3 μ.μ., ώστε να μπορεί να δουλέψει κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας στη χώρα της, θα ήταν καλό να τηρήσετε αυτήν την προθεσμία.

Πείτε στους υπόλοιπους τις άσχημες καταστάσεις που βιώσατε

Όσοι συναντούν για πρώτη φορά τους συναδέλφους τους στο Διαδίκτυο είναι πιθανό να θεωρούν ότι πρέπει να δείξουν μία καλή εικόνα.

Ωστόσο, έρευνα της Ανίτα Γούλεϊ, αναπληρώτριας καθηγήτριας οργανωτικής συμπεριφοράς και θεωρίας στη Σχολή Διοίκησης Επιχειρήσεων Τέπερ (Tepper School of Business) στο Πανεπιστήμιο Κάρνεγκι Μέλον, δείχνει ότι οι ομάδες που συναντιούνται ηλεκτρονικά μπορούν να βελτιώσουν τις μεταξύ τους σχέσεις και την απόδοσή τους στη δουλειά, μιλώντας για προσωπικές, άσχημες καταστάσεις που βίωσαν.

Σε έρευνα που επανεξετάστηκε για δημοσίευση, η Δρ. Γούλεϊ και οι δύο συν-συγγραφείς της χώρισαν 104 αγνώστους σε 52 ζευγάρια που θα συνεργάζονταν μέσω τηλεδιάσκεψης. Στο πλαίσιο της έρευνας, δόθηκαν 6 λεπτά για χαλαρή συζήτηση στη μία ομάδα, ενώ στις υπόλοιπες τρεις ομάδες δόθηκαν από έξι λεπτά στην καθεμία για να ρωτήσουν και να απαντήσουν σε προσωπικές ερωτήσεις που είχαν ως σκοπό να δημιουργήσουν μία θλιβερή, ήρεμη ή ουδέτερη διάθεση. Αφού απάντησαν στις ερωτήσεις που τους τέθηκαν, τα ζευγάρια συμμετείχαν σε διαδικτυακά παιχνίδια στα οποία έπρεπε να συνεργαστούν για να τα ολοκληρώσουν.

Τα ζευγάρια στα οποία δόθηκαν ερωτήματα όπως, «Ποια είναι μια σημαντική ανάμνηση από την παιδική σας ηλικία που σας κάνει να νιώθετε λυπημένοι;», έδειξαν περισσότερο δέσιμο και απέδωσαν καλύτερα στις ομαδικές εργασίες από οποιαδήποτε άλλη ομάδα.

Τα ζευγάρια που είχαν τη δυνατότητα να κουβεντιάσουν για το οτιδήποτε έδειχναν περισσότερο χαρούμενα, δεν απέδωσαν, όμως, το ίδιο καλά στις ομαδικές εργασίες.

Η έρευνα προτείνει ότι για να βελτιώσουν τις μεταξύ τους σχέσεις, όσοι εργάζονται εξ αποστάσεως θα πρέπει να οργανώνουν τον χρόνο τους με τέτοιο τρόπο, ώστε να μπορούν να αποκαλύπτουν σημαντικά πράγματα ο ένας στον άλλον. Για να μην είναι άβολο, «θα πρέπει να δοθεί κάποιο σενάριο στους συμμετέχοντες, αλλά και οδηγίες σχετικά με το πώς θα κινηθούν», προσθέτει η Δρ. Γούλεϊ.

Μία πιθανή ερώτηση, μεταξύ άλλων, μπορεί να είναι: Τι συνέβη πρόσφατα στη δουλειά που σας έκανε να νιώσετε άσχημα; Έχει συμβεί κάτι, πρόσφατα, στην προσωπική σας ζωή που σας έκανε να στεναχωρηθείτε;

Να δημοσιεύετε συχνά, συγκεκριμένες ενημερώσεις κατάστασης (status updates)

Η αβεβαιότητα για το τι κάνουν οι συνάδελφοί σας μπορεί να αποτελέσει σημαντικό εμπόδιο στη δημιουργία εμπιστοσύνης κατά την εξ αποστάσεως εργασία. «Αν κάθεσαι στο σπίτι και δεν είσαι πραγματικά σίγουρος εάν οι άνθρωποι με τους οποίους συνεργάζεσαι κάνουν όντως τη δουλειά τους, αρχίζεις να σκέφτεσαι: “Αν δεν εργαζόμαστε όλοι για το καλό της ομάδας, θα δουλέψω απλώς για τον εαυτό μου”. Έτσι, όμως, χάνεται η ουσία της ομαδικότητας», λέει ο Russell Haines, αναπληρωτής καθηγητής τεχνολογίας πληροφοριών και επιστημών αποφάσεων στο Old Dominion University.

Παρόλο που πολλές ομάδες που εργάζονται εξ αποστάσεως επικοινωνούν μεταξύ τους για να ενημερώνουν η μία την άλλη τι κάνουν, μελέτη που διεξήχθη από τον Δρ. Haines δείχνει ότι η ανάρτηση πολύ συχνότερων status updates στο διαδίκτυο είναι αυτό που βοηθά στην οικοδόμηση της πίστης.

Κατά την έρευνα, οι εργαζόμενοι χωρίσθηκαν σε ομάδες των τριών ατόμων και σε κάθε μέλος ανατέθηκε από ένας ρόλος γιατρού, νοσηλευτή ή ειδικού. Κάθε ομάδα έπρεπε να δεχθεί έναν ασθενή, να του πάρει συνέντευξη και να κάνει διάγνωση με τη βοήθεια λογισμικού. Τα μέλη της ομάδας επικοινωνούσαν μέσω chat και email. Στη μία ομάδα είχε δοθεί η δυνατότητα να βλέπει τα status updates που δημιουργούνται αυτόματα σχετικά με το τι κάνουν τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας, όπως «έναρξη εξέτασης του ασθενούς», «ανάγνωση email» και «σύνθεση μηνύματος». Η άλλη ομάδα δεν είχε δυνατότητα να βλέπει τα status updates.

Οι εργαζόμενοι που μπορούσαν να δουν τα status updates ήταν περισσότερο αποτελεσματικοί, έκαναν διάγνωση πιο γρήγορα και έδειχναν μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στην ομάδα τους σε σχέση με αυτούς που εργάζονταν σε ομάδες χωρίς status updates. «Αν βλέπω τι κάνουν τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας, έχω μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στο ότι πράγματι εργάζονται και αυτό με κάνει να θέλω να δουλέψω σκληρότερα», αναφέρει ο Δρ. Haines.

Εάν το λογισμικό συνεργασίας σας δεν διαθέτει δυνατότητα status update, θα μπορούσατε να στείλετε ένα email στους συνεργάτες σας, θέτοντας μία ερώτηση για κάτι το οποίο κάνετε, ως έναν έμμεσο τρόπο να ενημερώσετε τους υπόλοιπους ότι εργάζεστε. Εναλλακτικά, οι επικεφαλής των ομάδων μπορούν να επικοινωνούν με κάθε μέλος της ομάδας κατά τη διάρκεια της ημέρας τους και να μοιράζονται τα status update τους.

Ζητήστε και δώστε βοήθεια

Η έρευνα δείχνει ότι το να ζητάτε και να δίνετε βοήθεια ενισχύει τις επαγγελματικές σας σχέσεις. Δυστυχώς, οι περισσότεροι άνθρωποι δεν είναι πολύ καλοί στο να ζητούν βοήθεια και η απομόνωση  με την οποία συνεπάγεται η εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να το κάνει ακόμα πιο δύσκολο, αναφέρει ο Ουέιν Μπέικερ, καθηγητής στο Ross School of Business στο Πανεπιστήμιο του Μίσιγκαν και διευθυντής σχολής του Center for Positive Organizations.

Ο Δρ. Μπέικερ προτείνει ορισμένες πρακτικές λύσεις για να διευκολύνει τους συναδέλφους του που εργάζονται μέσω Zoom να ζητήσουν και να δώσουν βοήθεια.

«Αυτός που διοργανώνει την έρευνα πρέπει να ηγηθεί της διαδικασίας και όλοι πρέπει να γνωρίζουν εκ των προτέρων ότι πρέπει να συμμετέχουν», λέει ο Δρ. Μπέικερ. Είναι καλή ιδέα να προετοιμάσετε την ομάδα με μερικές αρχικές συναντήσεις για να εισαγάγετε την πρακτική και να εξηγήσετε τα οφέλη της.

Οι διευθυντές μπορούν να ενσωματώσουν πρακτική βοήθειας στις καθημερινές συναντήσεις. Κάθε εργαζόμενος κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων θα μπορεί να πει τι έκανε εχθές, τι κάνει σήμερα και σε τι χρειάζεται τώρα βοήθεια. Τα αιτήματα για βοήθεια πρέπει να είναι συγκεκριμένα, ρεαλιστικά, να έχουν κάποια προθεσμία, ενώ όσοι ζητούν βοήθεια θα πρέπει να εξηγούν γιατί η παροχή βοήθειας είναι σημαντική για αυτούς.

«Στην αρχή, οι συμμετέχοντες θα νιώθουν λίγο άβολα», αναφέρει ο Δρ. Μπέικερ. «Σταδιακά, όμως, γίνονται καλύτεροι και έχουν καλύτερη επικοινωνία».

Παρατηρήστε τα μη λεκτικά στοιχεία

Σε μελέτη που εξετάζεται επί του παρόντος για δημοσίευση, η Xiao-Ping Chen, καθηγήτρια Διοίκησης Επιχειρήσεων στο Foster School of Business στο Πανεπιστήμιο της Ουάσιγκτον, και οι συνεργάτες της έκαναν έρευνα σε 382 Αμερικανούς υπαλλήλους που, από δια ζώσης εργασία, πλέον εργάζονταν εξ αποστάσεως, πραγματοποιώντας συναντήσεις αποκλειστικά μέσω τηλεδιασκέψεων. Ενώ όσοι συμμετείχαν στην έρευνα ανέφεραν ότι η οικοδόμηση σχέσεων ήταν πιο δύσκολη μέσω των τηλεδιασκέψεων, όσοι προσπαθούσαν σκληρά να παρατηρήσουν τα μη λεκτικά στοιχεία, όπως οι εκφράσεις προσώπου και οι χειρονομίες, κατά τη διάρκεια των online συναντήσεων, ανέφεραν ότι ένιωθαν πιο κοντά στους συνεργάτες τους.

Για να βελτιώσετε την ικανότητά σας να ακούτε και να παρατηρείτε τα στοιχεία αυτά, η Δρ. Chen προτείνει να χρησιμοποιείτε δύο οθόνες κατά τις παρουσιάσεις: μία για τις διαφάνειές σας και μία για να βλέπετε όσους συμμετέχουν στη συνάντηση. «Στα μαθήματά μου, χρησιμοποιώ laptop για τις παρουσιάσεις και μία οθόνη 32 ιντσών, ώστε να μπορώ να βλέπω καθαρά και τα 49 πρόσωπα των μαθητών μου», προσθέτει η ίδια.

Προτείνει, επίσης, σε όλους να φορούν ακουστικά κατά τη διάρκεια των τηλεδιασκέψεων, ώστε να μειώσουν τους θορύβους που ακούγονται από γύρω τους και να βελτιώσουν την ποιότητα του ήχου των υπόλοιπων συμμετεχόντων.