Εργασία: Διαχείριση χρόνου και παραγωγικότητα – Πώς θα το επιτύχετε

Στέλεχος της Goldman Sachs αποκαλύπτει το Νο. 1 μυστικό παραγωγικότητας που της εξοικονομεί χρόνο στην ημέρα της. Το να είσαι στέλεχος σε μία από τις πιο ισχυρές εταιρείες της Wall Street -και μητέρα πέντε παιδιών- απαιτεί υπομονή, πυγμή και άψογη διαχείριση του χρόνου.

Η Shekhinah Bass ξεκίνησε να εργάζεται στην Goldman Sachs όταν ήταν μόλις 22 ετών και επισημαίνει ότι η ανάπτυξη των δεξιοτήτων της στη διαχείριση του χρόνου τη βοήθησε να είναι πιο παραγωγική και να αποφύγει την εξουθένωση καθώς ανέβαινε στην ιεραρχία της εταιρείας.

Εργασία: Οι νέοι δηλώνουν εξουθενωμένοι πριν ακόμα πιάσουν δουλειά

Ισορροπία

Η 39χρονη, είναι τώρα επικεφαλής της στρατηγικής ταλέντων της Goldman Sachs στο τμήμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας.

Συνήθιζα να ζηλεύω όλα τα ανώτερα στελέχη που έτρεχαν σε συσκέψεις και τώρα ζηλεύω τον νεότερο εαυτό μου και το πόσο λίγες συσκέψεις είχα στο ημερολόγιό μου”, αναφέρει στο CNBC Make It.

Όσο περισσότερο εργάζεται η Bass στην Goldman Sachs, τόσο περισσότερο συνειδητοποιεί ότι μπορείς να πετύχεις ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής «μόνο αν είσαι συνειδητοποιημένος και προνοητικός σχετικά με το πώς θέτεις όρια», τονίζει.

«Πρέπει να αφιερώνεις χρόνο για να επαναφορτίζεσαι και να κάνεις πράγματα που σου δίνουν χαρά», προσθέτει. «Υπήρξαν φορές που δεν δημιούργησα αυτόν τον χώρο, και αυτό μπορεί να είναι πραγματικά εξαντλητικό – αλλά θέτοντας αυτά τα όρια θα δείτε τον εαυτό σας να υπερέχει», σημειώνει.

Υπάρχει ένα hack διαχείρισης χρόνου, συγκεκριμένα, στο οποίο πατάει η Bass για να διατηρεί μια ισχυρή ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής: το timeboxing.

Πώς λειτουργεί το timeboxing

Η τεχνική είναι απλή: Δώστε σε κάθε εργασία που πρέπει να εκτελέσετε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, προγραμματίστε το στο ημερολόγιό σας και αποκλείστε κάθε περισπασμό ενώ εργάζεστε. Συνεχίστε να εργάζεστε μέχρι να λήξει ο καθορισμένος χρόνος, στη συνέχεια αξιολογήστε την πρόοδό σας και προχωρήστε στο επόμενο στοιχείο της λίστας εργασιών σας.

Στην αρχή κάθε εβδομάδας, η Bass οργανώνει τα ημερολόγιά της σε διαφορετικά μπλοκ για συναντήσεις, εργασία και διαλείμματα, ακόμη και αν πρόκειται για 15 λεπτά για να «πάρεις μια ανάσα και να πας μια βόλτα».

Συνιστά να προγραμματίζετε τις δύσκολες εργασίες για τις ώρες που έχετε τα υψηλότερα επίπεδα συγκέντρωσης και ενέργειας. Για την Bass, αυτό σημαίνει να διαθέσει 1-2 ώρες, συνήθως μεταξύ 8 και 10 π.μ., για να απαντήσει σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να αναπτύξει μια στρατηγική για την αντιμετώπιση ενός απαιτητικού έργου ή να οργανώσει μεγάλες συναντήσεις με πελάτες. «Όταν το μυαλό μου είναι φρέσκο και ο καφές έχει μόλις αρχίσει να λειτουργεί, αυτή είναι η ώρα μου», λέει.

Τα οφέλη του χρονοδιαγράμματος

Οι λίστες εργασιών συχνά δεν λαμβάνουν υπόψη το χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρωθούν. Το timeboxing, από την άλλη πλευρά, σας δίνει ένα σαφές σχέδιο για το πώς θα περάσετε τη μέρα σας, οπότε είναι λιγότερο πιθανό να παρεκκλίνετε και να αισθάνεστε καταβεβλημένοι από τη λίστα με τις δουλειές σας, ισχυρίζεται η Bass.

Σε μια ανάλυση 100 τρόπων βελτίωσης της παραγωγικότητας, το timeboxing κατατάχθηκε ως το πιο αποτελεσματικό, σύμφωνα με την εταιρεία τεχνολογίας Filtered.

Διάσημοι, όπως η πρώην πρώτη κυρία Μισέλ Ομπάμα, ο ιδρυτής του ομίλου Virgin, Ρίτσαρντ Μπράνσον, και ο πρώην μοναχός Τζέι Σέτι χρησιμοποιούν εκδοχές του timeboxing για να εξισορροπήσουν τις επαγγελματικές και οικογενειακές τους προτεραιότητες.

«Με βοήθησε να εξοικονομήσω ώρες στην εργάσιμη ημέρα μου και να βρω περισσότερο χρόνο για να είμαι παρών σε σημαντικές στιγμές για την οικογένειά μου, είτε πρόκειται για την ώρα του δείπνου είτε για μια σχολική παράσταση το απόγευμα», αναφέρει η Bass. «Το να δημιουργείτε χώρο για τον εαυτό σας τόσο για να εστιάζετε όσο και για να επαναφορτίζεστε είναι πραγματικά σημαντικό όχι μόνο για την καριέρα σας, αλλά και για την ψυχική σας ηρεμία», προσθέτει.