Επιχειρήσεις: Πότε γίνονται οι αποτελεσματικότερες συσκέψεις;

Δευτέρα, Τρίτη ή Τετάρτη; Ή μήπως Παρασκευή; Δεν είναι εύκολο να αποφασίσει ένας μάνατζερ ποια ημέρα της εβδομάδας θα ορίσει τις επαγγελματικές συναντήσεις με τα στελέχη της επιχείρησης.

Κάποιοι προτιμούν την αρχή της εβδομάδας για να προγραμματίσουν το άμεσο μέλλον. Άλλοι το τέλος της βδομάδας, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα να γίνει ο απολογισμός των προηγούμενων ημερών και ο χρόνος για να οργανωθεί καλύτερα η παραγωγή την επόμενη εβδομάδα.

Έρευνα: Η πολλή σύσκεψη κάνει κακό στη σκέψη

«Τελικά η πλειονότητα των μάνατζερ προτιμούν να χωρίσουν το αχλάδι στα δύο», γράφει ο Κλοντ Φουκέ στη «Les Echos». Αυτό τουλάχιστον φαίνεται από δημοσίευμα του αμερικανικού περιοδικού «Business Insider», το οποίο ανέλυσε τα στοιχεία από έρευνα που δημοσίευσε η επίσης αμερικανική διαδικτυακή εφαρμογή ημερολογίου και κρατήσεων ραντεβού Calendly. Διότι, σύμφωνα με την έρευνα, οι εταιρείες προτιμούν να οργανώσουν μια συνάντηση την Τετάρτη. Στη μέση δηλαδή της εβδομάδας. Και μάλιστα με τη φυσική παρουσία των συμμετεχόντων, όχι με τηλεδιάσκεψη.

Η σημασία τού να βρίσκονται ενώπιοι ενωπίοις οι συσκεπτόμενοι είναι η αιτία που πολλές επιχειρήσεις διοργανώνουν τα meetings ημέρα Τετάρτη. «Δεν πρέπει να εκπλήσσει το εύρημα της έρευνας», εξηγεί το «Business Insider». «Διότι τη Δευτέρα ή την Παρασκευή πολλοί εργαζόμενοι απουσιάζουν από τα γραφεία της επιχείρησης, καθώς έχουν συμφωνήσει να εργάζονται εξ αποστάσεως».

Αν ωστόσο πρόκειται για την οργάνωση εξ αποστάσεως συνάντησης, «προφανώς είναι η Τρίτη που επιλέγεται συχνότερα», υπογραμμίζει το «Business Insider». Οι τηλεδιασκέψεις τις Τρίτες, εξάλλου, έχουν ένα σημαντικό πλεονέκτημα για όσους δυσανασχετούν με τις επαγγελματικές συσκέψεις: κατά κανόνα αποδεικνύονται πιο σύντομες. Διαρκούν λιγότερο κι αυτό επειδή ακριβώς γίνονται εξ αποστάσεως, μέσω Skype ή άλλων διαδικτυακών εφαρμογών.

«Μόνο το ένα τρίτο των συσκέψεων με φυσική παρουσία των συμμετεχόντων διαρκούν έως 30 λεπτά. Αντίθετα, μία στις δύο τηλεδιασκέψεις δεν ξεπερνά το μισάωρο», υπογραμμίζουν οι αναλυτές της έρευνας. Εξυπακούεται ότι η συχνότητα των συσκέψεων εξαρτάται άμεσα και από τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται η κάθε εταιρεία. Στις επιχειρήσεις του τύπου, για παράδειγμα, οι συσκέψεις είναι αναγκαστικά καθημερινές.

Ποτέ την Κυριακή

Η έρευνα που διεξήχθη από την Calendly τον Δεκέμβριο του 2023 με βάση δεδομένα από περισσότερους από 20 εκατομμύρια πελάτες της (οι μισοί εκ των οποίων βρίσκονται εκτός των Ηνωμένων Πολιτειών), επιβεβαιώνει μεταξύ άλλων και το αυτονόητο, ότι οι συσκέψεις συναδέλφων που πραγματοποιούνται τα Σαββατοκύριακα είναι οι πλέον αντιδημοφιλείς.

Ιδιαίτερα οι εκ του σύνεγγυς συναντήσεις είτε στους χώρους δουλειάς είτε εκτός (αλλά για επαγγελματικούς λόγους, όχι για διασκέδαση…) συνιστούν μια αφόρητη αγγαρεία για τους συμμετέχοντες ανεξαρτήτως ιεραρχίας στην επιχείρηση, διότι ροκανίζουν τον ελεύθερο χρόνο τους. Σε κάθε περίπτωση, σύμφωνα με την έρευνα, οι συσκέψεις που διοργανώθηκαν Σάββατο το 2023 εμφανίστηκαν μειωμένες κατά 17% συγκριτικά με εκείνες που είχαν διοργανωθεί το 2021, ενώ η μείωση όσων διοργανώθηκαν Κυριακή έφθασε πέρυσι το 29%.

2 με 6 το απόγευμα

Η μεγάλη πλειονότητα των meetings οργανώνεται το απόγευμα, μεταξύ 14.00’ και 18.00’. Όπως δείχνει όμως η έρευνα που δημοσιεύει το «Business Insider», οι εργαζόμενοι εμφανίζονται όλο και πιο πρόθυμοι να συμμετέχουν σε συσκέψεις δια της φυσικής τους παρουσίας ή διαδικτυακές, νωρίς το απόγευμα. «Σχεδόν μία στις τέσσερις συσκέψεις πραγματοποιήθηκαν την περασμένη χρονιά από τις 7 έως τις 8 το βράδυ», υπογραμμίζει το ηλεκτρονικό περιοδικό.

Αύξηση σημείωσαν πέρυσι (συγκριτικά με το 2021 που είχε πραγματοποιηθεί ανάλογη έρευνα) και οι μεσημεριανές συσκέψεις στελεχών. Συγκεκριμένα εκείνες που διοργανώθηκαν μεταξύ 11.00’ και 13.00’ σημείωσαν αύξηση 48% συγκριτικά με το 2021.

Τα στοιχεία της Calendly έδειξαν ότι στις συναντήσεις αυτές αρκετές φορές συνήθως οι συμμετέχοντες έτρωγαν. Επρόκειτο δηλαδή για γεύματα εργασίας που διοργανώνονταν κατά κανόνα στους χώρους της επιχείρησης. Είναι δα γνωστό ότι τα τραπέζια των συνεδριάσεων δεν προσφέρονται μόνο για να αναλύονται καινοτόμες ιδέες αλλά και για να καταλύονται νόστιμα μεζεδάκια.