Υποχρέωση διατηρήσεως του Βιβλίου Αδειών μόνον για το τρέχον έτος

1.1.      Εισαγωγή

Ο χρόνος διατήρησης του Ειδικού Βιβλίου Αδειών, σε συνδυασμό με την υποχρέωση ύπαρξης αιτήσεων των εργαζομένων σε περίπτωση τμήσης της άδειας αναψυχής σε περισσότερα των δύο τμημάτων κατά το 3^ο ημερολογιακό έτος και επόμενα στον ίδιο εργοδότη, την υποχρέωση ανάρτησης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ των αδειών αναψυχής όλων των εργαζομένων  κάθε επιχείρησης – εργοδότη με το γνωστό μέχρι τώρα Ε11 και την ανά μήνα στα πλαίσια του συστήματος ψηφιακής κάρτας, των πάσης φύσεως αδειών ή δικαιολογημένων απουσιών στις οποίες περιλαμβάνεται και η άδεια αναψυχής είναι θέμα που ταλανίζει τις επιχειρήσεις – εργοδότες επιβάλλοντας αυξημένη γραφειοκρατία (έγχαρτη ή/και ψηφιακή) με κίνδυνο επιβολής διοικητικών κυρώσεων χωρίς στην ουσία να παρέχουν προστασία στους εργαζόμενους για την άσκηση του ιερού δικαιώματος της αναψυχής των εργαζομένων.

Η απόφαση 3556/2023 του Μονομελούς Διοικητικού Εφετείου Αθηνών, μεταξύ των άλλων επισημαίνει και το πρόβλημα της άγνοιας του υφιστάμενου κατά την ώρα του ελέγχου θεσμικού πλαισίου, που δημιουργείται με την σχετική πολυνομία και αφορά ειδικότερα τον χρόνο διαφύλαξης του βιβλίου αδειών.

1.2.      Θεσμικό πλαίσιο

Η παρ. 3 του άρθρου 4 του Α.Ν. 539/1945, διαχρονικά, έχει ως εξής:

1.2.1.  Με την κωδικοποίηση του νόμου 3762/2009 (15-05-2009)

Όπως ίσχυε με την κωδικοποίηση του νόμου 3762/2009 (15-05-2009), πριν από την αντικατάστασή της με το άρθρο πρώτο υποπαρ.ΙΑ.5.ν.4254/2014 (Α’ 85), οριζόταν ότι:

«3. Έκαστος εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων. Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη βιβλίο αδειών και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες: Αύξων αριθμός, ονοματεπώνυμο μισθωτών, ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης, προϋπηρεσία, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας, παρατηρήσεις, υπογραφή μισθωτού. Τα ανωτέρω στοιχεία διατηρούνται από τον εργοδότη επί μία πενταετία και πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του Σ.ΕΠ.Ε. που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος».

1.2.2.  Όπως αντικαταστάθηκε από το άρθρο πρώτο υποπαρ.ΙΑ.5. του Ν. 4254/ 2014,(παρ. 35) όπως ίσχυε (7.4.2014 – 17.05.2019)

Η παρ. 3 αντικαταστάθηκε από το άρθρο πρώτο υποπαρ.ΙΑ.5. του Ν. 4254/ 2014,(παρ. 35) όπως ίσχυε (7.4.2014 – 17.05.2019), πριν από την εκ νέου τροποποίησή της με το άρθρο 53 παρ.1 ν. 4611/2019 (Α’73),(παρ. 36) ως εξής:

«3α. Κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων. Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη «Βιβλίο αδειών» και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες: Ονοματεπώνυμο μισθωτών, ημερομηνία πρόσληψης, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας. Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας. Τα ανωτέρω στοιχεία πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του Σ.ΕΠ.Ε. που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος. β. Ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ», εντός του μηνός Ιανουαρίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 3996/2011 (Α’170), όπως ισχύει….».

1.2.3.  Όπως τροποποιήθηκε με την Παρ.1 Άρθρο 53 ΝΟΜΟΣ 4611/2019 με ισχύ την 17/5/2019:

«3. α) O εργοδότης αναγγέλλει ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης «ΕΡΓΑΝΗ» τη χορήγηση της άδειας έως και μία (1) ώρα μετά την έναρξη πραγματοποίησής της.

β) Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης της περίπτωσης α΄ επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα σε βάρος του εργοδότη κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 3996/2011 (Α΄ 170).

γ) Με απόφαση του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης καθορίζεται η διαδικασία καταχώρισης, τα στοιχεία που γνωστοποιούνται και κάθε άλλη λεπτομέρεια για την εφαρμογή της παρούσας παραγράφου.»

1.2.4.  Όπως έχει μεταφερθεί στον κώδικα Ατομικού Εργατικού Δικαίου ΠΔ 80/2022 άρθρο 214, παρ 3:

«3. α) O εργοδότης αναγγέλλει ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων «ΕΡΓΑΝΗ» τη χορήγηση της άδειας έως και μία (1) ώρα μετά την έναρξη πραγματοποίησής της.

β) Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης της περ. α) επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα σε βάρος του εργοδότη κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 3996/2011 (Α’ 170).

γ) Με απόφαση του Υπουργού Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων καθορίζεται η διαδικασία καταχώρισης, τα στοιχεία που γνωστοποιούνται και κάθε άλλη λεπτομέρεια για την εφαρμογή της παρούσας παραγράφου.»

Οι διατυπώσεις των α/α iii & iv. είναι απολύτως ίδιες και είναι οι ισχύουσες, σήμερα.

1.3.      Σχόλια και όχι μόνο της διάταξης

5. Με την παράγραφο 3 του άρθρου 4 του Α.Ν. 539/1945 (Α’ 229) «Περί χορηγήσεως κατ’ έτος εις τους μισθωτούς αδειών μετ’ αποδοχών», όπως ίσχυε πριν από την αντικατάστασή της με το άρθρο πρώτο υποπαρ.ΙΑ.5.ν.4254/2014 (Α’ 85)
6. Η παρ. 3 αντικαταστάθηκε από το άρθρο πρώτο υποπαρ.ΙΑ.5. του Ν. 4254/ 2014,(παρ. 35) όπως ίσχυε κατά τον κρίσιμο, εν προκειμένω, χρόνο [ΣΣ την περίοδο που αφορά η απόφαση καλύπτει η διάταξη την περίοδο 4.2014 – 17.05.2019], πριν από την εκ νέου τροποποίησή της με το άρθρο 53 παρ.1 ν. 4611/2019

• Όπως προκύπτει (4 σκέψη του Εφέτη), από το γράμμα του νόμου, αλλά και όπως συνάγεται από τον σκοπό του νομοθέτη, ο οποίος διαγράφεται στην αιτιολογική έκθεση του Ν. 4254/2014, και συνίσταται
• στην απλοποίηση των ελεγκτικών μηχανισμών κατά την εξακρίβωση της τηρήσεως των υποχρεώσεων των εργοδοτών, σε συμφωνία με τις διατάξεις της κείμενης εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας, καθώς και
• στην ελάφρυνση των βαρών που οι διάφορες επιχειρήσεις επωμίζονται κατά την διεξαγωγή της εν λόγω διαδικασίας.

Σχετικά με την υποχρέωση τηρήσεως του βιβλίου αδειών εκ μέρους του εργοδότη και τα χρονικά περιθώρια που τίθενται από τον νόμο για την τήρηση του βιβλίου αυτού,

• η απάλειψη με την υποπαρ.ΙΑ.5. του εν λόγω νόμου του εδαφίου που είχε προστεθεί με το άρθρο 6 του Ν. 3762/2009 στην παρ. 3 του άρθρου 4 του Α.Ν. 539/1945, στο οποίο προβλεπόταν η υποχρέωση τηρήσεως του βιβλίου για μια πενταετία,
• οδηγεί στο συμπέρασμα ότι, μετά τη θέση σε ισχύ του Ν. 4254/2014 (δηλαδή 7.4.2014) και την ως άνω τροποποίηση, ο εργοδότης δεν υποχρεούται πλέον σε τήρηση του βιβλίου πέραν του τρέχοντος έτους στο οποίο αυτό ανατρέχει, σε περίπτωση δε, κατά τον έλεγχο που διενεργείται από τα αρμόδια όργανα της Επιθεωρήσεως Εργασίας ή άλλων Ελεγκτικών Αρχών, αναζητήσεως βιβλίων προηγούμενων ετών, μη επιδείξεως βιβλίων αδειών προηγούμενων ετών εκ μέρους του εργοδότη, να μη στοιχειοθετείται παράβαση του άρθρου 24 παρ. 6 του Ν. 3996/2011, επιφέρουσα πρόστιμο της παρ. 1 του ιδίου άρθρου. (…)

1. Μετά την ισχύ της εν λόγω διάταξης του Ν. 4254/2014:

• καταργήθηκε η εν λόγω υποχρέωση του εργοδότη να διατηρεί το βιβλίο επί πενταετία, ενώ
• καθιερώθηκε, ως νέα υποχρέωση, η ηλεκτρονική γνωστοποίηση στο πληροφοριακό σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ», κάθε μήνα Ιανουάριο, των στοιχείων των εργαζομένων που έλαβαν άδεια εντός του προηγούμενου έτους.

1. Η μη επανάληψη ή επανακαθορισμός χρονικής διάρκειας ισχύος της υποχρεώσεως τηρήσεως βιβλίου αδειών με τον ανωτέρω νόμο, σε αντίθεση με τον προηγουμένως ισχύοντα νόμο 3762/2009, με τον οποίον καθιερώθηκε η πενταετία, ήταν σκόπιμοι, η αντίθετη δε εκδοχή θα οδηγούσε στο άτοπο συμπέρασμα ότι η σχετική υποχρέωση του εργοδότη θα έπρεπε να υφίσταται στο διηνεκές, ενώ, σε κάθε περίπτωση, κάτι τέτοιο δεν συνάδει με την, κατά τα ανωτέρω, παράλληλη θεσμοθέτηση της ηλεκτρονικής γνωστοποιήσεως μέσω του πληροφοριακού συστήματος «ΕΡΓΑΝΗ», η οποία καθιερώθηκε, ως πρόσθετη υποχρέωση του εργοδότη, με τον Ν. 4254/2014, η διατήρηση δε αμφότερων των εν λόγω υποχρεώσεων (τηρήσεως των βιβλίων αδειών επ’ αόριστον, και παράλληλα, ηλεκτρονικής γνωστοποιήσεως των αδειών) θα είχαν ως αποτέλεσμα να επιβαρύνουν τον εργοδότη υπέρμετρα, αντίθετα από τον σκοπό του εν λόγω νόμου, όπως προκύπτει από το σκεπτικό της αιτιολογικής έκθεσης της διάταξης.
2. Στην αιτιολογική έκθεση του νόμου 4254/2014 ως προς το άρθρο πρώτο του Ν. 4254/2014 αναφέρονται τα εξής:

«Στο ίδιο πλαίσιο της μείωσης των διοικητικών βαρών των επιχειρήσεων, με την περίπτωση 3 απλοποιείται το περιεχόμενο του Βιβλίου αδειών που οφείλουν να τηρούν οι εργοδότες, ενώ ταυτόχρονα καταργείται η υποχρέωσή τους να διατηρούν το εν λόγω Βιβλίο επί πενταετία. Παράλληλα, διευκολύνεται το ελεγκτικό έργο των Επιθεωρήσεων Εργασίας με τη θέσπιση της υποχρέωσης των εργοδοτών να γνωστοποιούν, ετησίως, ηλεκτρονικά, στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ», συνολικά στοιχεία για την χορήγηση των αδειών και του επιδόματος αδείας, στους εργαζομένους τους».

• Η παρ. 3 του άρθρου 4 του Α.Ν. 539/1945 ), όπως ισχύει μετά την τροποποίηση με τον ν. 4611/2019 καθώς και η παρ. 3 του άρθρου 214 του ΠΔ 80/2022 (Κώδικας Ατομικού Εργατικού Δικαίου) δεν προβλέπει -από 17.5.2019- την τήρηση βιβλίου αδειών ενώ στο site της Επιθεώρησης εργασίας στο σχετικό λήμμα περιλαμβάνει την διάταξη του 2014 καθώς και ο νόμος 3996/2011.

Το ΚΕΠΕΑ/ΓΣΕΕ, αναφέρει: «Σχετικά με την τήρηση του βιβλίου αδειών μέχρι σήμερα εξακολουθεί να ισχύει η προβλεπόμενη διαδικασία του Ν. 4254/2014, σύμφωνα με την οποία οι εργοδότες πρέπει να τηρούν βιβλίο αδειών, το οποίο πρέπει να ευρίσκεται στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας, δεν χρειάζεται όμως θεώρηση. Tα στοιχεία που πρέπει να περιέχει το βιβλίο αδειών αναφέρονται στον N. 4254/14, τα οποία πρέπει να παραμένουν στο αρχείο του εργοδότη, στην διάθεση κάθε ελέγχου του ΣEΠE. Επίσης, ο εργοδότης πρέπει να γνωστοποιεί ηλεκτρονικώς τα στοιχεία αδείας στο Π.Σ. EPΓANH (έντυπο E11) τον Απρίλιο του επομένου έτους.»

Στο άρθρο 24 (όπως ισχύει) ορίζει ότι: «1. «Στον εργοδότη που παραβαίνει τις διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας επιβάλλεται ύστερα από προηγούμενη πρόσκληση για παροχή εξηγήσεων: […] 3. Προκειμένου περί των κάτωθι ευθέως αποδεικνυόμενων παραβιάσεων της νομοθεσίας, επιβάλλεται κατά περίπτωση διοικητική κύρωση της παρ. 1 περίπτωση Α’ ή/και της παρ. 3 του άρθρου 26, μόλις αυτές διαπιστωθούν κατά δέσμια αρμοδιότητα του Επιθεωρητή Εργασίας που διενήργησε τον έλεγχο: α. στις περιπτώσεις της παρ. 3 του άρθρου 26 και β. στις εξής περιπτώσεις: αα. μη ανάρτηση πίνακα προσωπικού και προγράμματος ωρών εργασίας, ββ. μη επίδειξη βιβλίου αδειών,…6. Οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να τηρούν στο χώρο εργασίας και να επιδεικνύουν ανά πάσα στιγμή στους Επιθεωρητές Εργασίας τα έντυπα ατομικών όρων εργασίας του προσωπικού (άρθρα 2, 3, 4 του π.δ. 156/1994, Α’ 102), το βιβλίο αδειών (άρθρο 4 παρ. 3 του α.ν. 539/1945, Α’ 229), το ειδικό βιβλίο υπερωριών (άρθρο 9 του π.δ. 27.6-4.7.1932, Α’ 212 και άρθρο 13 του ν. 3846/ 2010, Α’ 66) και τα εκκαθαριστικά σημειώματα αποδοχών του προσωπικού (άρθρο 18 παρ. 1 του ν. 1082/1980, Α’ 250 και 5 του ν. 3227/2004, Α’ 31) για το τελευταίο τουλάχιστον τρίμηνο. …..»

Συμπέρασμα

Συνεπώς, η μη προσκόμιση και επίδειξη του βιβλίου αδειών,μετά την λήξη του ημερολογιακού έτους και την υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ του Ε11 [ΣΣ από 1.3.2024 την Ψηφιακή δήλωση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας] από ισχύος του ν. 4254/2014 κε, κατά τον έλεγχο του αρμόδιου οργάνου της Επιθεώρησης Εργασίας όποτε και λάβει χώρα, δεν συνιστά παράβαση της εργατικής νομοθεσίας, η οποία επιφέρει τις διοικητικές κυρώσεις του Ν. 3996/2011, τα περί του αντιθέτου  πρόκειται περί εσφαλμένης ερμηνείας  και εφαρμογής του νόμου.

Τα οριζόμενα  το βιβλίο αδειών, δεν από τον νόμος 4611/2019, που αντικατέστησε την παρ. 3 του άρθρου 4 του ΑΝ 539/1945 και η παρ 3 του άρθρου 214 του ΠΔ 80/2022 (Κώδικας Ατομικού Εργατικού Δικαίου), παραπάνω 1.2.3 και 1.2.4.:

Η εν λόγω διάταξη δεν ίσχυσε όπως πχ η μια ώρα πριν αλλά τον επόμενο μήνα της δήλης ημέρας χορήγησης της άδειας – την 31.3. επόμενου ημερολογιακού έτους- κατά το ημερολογιακό έτος δηλαδή αναρτάται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ έως 30.4. κάθε έτους, οι άδειες αναψυχής του προηγούμενου ημερολογιακού έτους και η ουσιαστική κατάργηση του βιβλίου αδειών γιατί δεν έχει ακόμα εκδοθεί η προβλεπόμενη ΥΑ στην περ. γ της παρ. 3 του άρθρου 4 του ΑΝ 539/1945 και την περ. γ της παρ. 3 του άρθρου 214 τουΠΔ 80/2022.

Παλαιολόγος Ι Λιάζος

Οικονομολόγος – Σύμβουλος Εργασιακών & Ασφαλιστικών