Amazon: Πώς «τελειώνει» τα meeting… πριν τα meeting

Οι υπάλληλοι της Amazon θα πρέπει σύντομα να πηγαίνουν στο γραφείο όλη την εβδομάδα, αλλά μπορεί να έχουν λιγότερες… βαρετές και περισσότερες εποικοδομητικές συναντήσεις όταν φτάσουν εκεί, αναφέρει το Bloomberg.

Το σημείωμα του διευθύνοντος συμβούλου Andy Jassy υποσχέθηκε μια εκκαθάριση των «προκαταρκτικών συναντήσεων για τις προκαταρκτικές συναντήσεις για τις συνεδριάσεις απόφασης», τις οποίες θεώρησε «τεχνουργήματα που θα θέλαμε να αλλάξουμε».

Με αυτόν τον τρόπο, ο τεχνολογικός γίγαντας που απασχολεί 1,5 εκατομμύριο ανθρώπους έγινε η τελευταία μεγάλη εταιρεία που προσπάθησε να μειώσει την εταιρική γραφειοκρατία, μια μάστιγα του χώρου εργασίας που έγινε πιο έντονη κατά τη διάρκεια της πανδημίας.

Πετούν 100 εκατ. στο… καλάθι των αχρήστων

Οι μεγάλοι οργανισμοί σπαταλούν περίπου 100 εκατομμύρια δολάρια ετησίως σε περιττές συγκεντρώσεις. Στελέχη έχουν πει ότι σχεδόν οι μισές από αυτές τις συναντήσεις θα μπορούσαν να εξαφανιστούν χωρίς αρνητικές επιπτώσεις.

Ο Jassy υποσχέθηκε αλλαγές που θα αλλάξουν τα δεδομένα, λέγοντας ότι ήθελε οι εργαζόμενοι «να αισθάνονται ότι μπορούν να κινηθούν γρήγορα χωρίς περιττές διαδικασίες, συναντήσεις, μηχανισμούς και στρώματα που δημιουργούν γενικά έξοδα και σπαταλούν πολύτιμο χρόνο».

Ορισμένοι εμπειρογνώμονες στο χώρο εργασίας χαιρέτισαν την επίθεση του Jassy στη γραφειοκρατία, η οποία περιελάμβανε επίσης μια υποσχεθείσα μείωση των επιπέδων διαχείρισης και τη δημιουργία ενός «γραμματοκιβωτίου γραφειοκρατίας» όπου το προσωπικό μπορεί να εντοπίσει διαδικασίες και κανόνες που «πρέπει να κληθούν και να σβήσουν».

Άλλοι γκουρού της διοίκησης δήλωσαν ότι μπορεί να υπάρχει αξία στις προκαταρκτικές συναντήσεις που ο Jassy θέλει να τελειώσει.

«Νομίζω ότι οι προκαταρκτικές συναντήσεις έχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα», δήλωσε ο Andy Molinsky, καθηγητής διαχείρισης και οργανωτικής συμπεριφοράς στο Brandeis International Business School. Ενώ καταναλώνουν χρόνο και μπορεί να είναι αποκλεισμός, βοηθούν επίσης στη διαμόρφωση και τον έλεγχο ιδεών, οι οποίες μπορούν να αυξήσουν το buy-in και τελικά να βελτιώσουν την εκτέλεση, δήλωσε ο Molinsky.

Στη ζυγαριά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

«Ίσως η Amazon αισθάνεται ότι τα πράγματα έχουν βαλτώσει πολύ. Το ερώτημα είναι αν αυτό που κερδίζουν υπερτερεί αυτού που ενδεχομένως θα μπορούσαν να χάσουν», είπε.

Ο οργανωτικός ψυχολόγος Steven Rogelberg, καθηγητής στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας στο Charlotte, δήλωσε ότι οι προκαταρκτικές συναντήσεις μπορεί να είναι «ένα κρίσιμο μέρος» ορισμένων αποφάσεων. Ακόμη και αν πολλά είναι περιττά, ένα διάταγμα από πάνω προς τα κάτω για την εξάλειψή τους είναι λανθασμένο, είπε.

Η μάχη κατά της γραφειοκρατίας

Ωστόσο, ένα ημερολόγιο γεμάτο προ-συναντήσεις είναι καμπανάκι κινδύνου, ένα σημάδι ότι οι εργαζόμενοι φοβούνται τις επιπτώσεις του να μην έχουν όλες τις απαντήσεις, σύμφωνα με την Jennifer Nahrgang, καθηγήτρια διαχείρισης στο Tippie College of Business στο Πανεπιστήμιο της Αϊόβα.

Οι τακτικές για τον περιορισμό των συσκέψεων ποικίλλουν: Δύο φορές το τρίμηνο, για παράδειγμα, το Slack που ανήκει στο Salesforce ακυρώνει όλες τις εσωτερικές συναντήσεις για μια ολόκληρη εβδομάδα και τις εξαλείφει τις Παρασκευές. Shopify Inc. δημιούργησε ένα εργαλείο ενσωματωμένο στα ημερολόγια των εργαζομένων που εκτιμά το κόστος κάθε συνάντησης. Πριν από μια δεκαετία, η Bain & Co. διαπίστωσε ότι μια ενιαία εβδομαδιαία συνάντηση διευθυντικών στελεχών μεσαίου επιπέδου κόστιζε σε έναν οργανισμό 15 εκατομμύρια δολάρια ετησίως.

Η μείωση της γραφειοκρατίας θα μπορούσε να προσθέσει 4,8 τρισεκατομμύρια δολάρια στην οικονομική παραγωγή των ΗΠΑ, σύμφωνα με νέα ανάλυση των Gary Hamel και Michele Zanini, συγγραφέων του Humanocracy και συνιδρυτών του Management Lab, μιας ερευνητικής και συμβουλευτικής εταιρείας. Αλλά οι πρωτοβουλίες για τη μείωση της γραφειοκρατίας συχνά αποτυγχάνουν.

«Κάθε λίγα χρόνια μια εταιρεία θα πηγαίνει σε πόλεμο με τη γραφειοκρατία. Αλλά όπως το γρασίδι στη βροχή, μεγαλώνει ξανά και το μόνο που έχετε κάνει είναι να το περιποιηθείτε», είπε ο Hamel. «Όπως και η γήρανση, αυτή η υφέρπουσα σκλήρυνση γραφείου είναι αναπόφευκτη».